Так же все не раз сталкивались, когда обращаясь в обслуживающую компанию с заявлением или заявкой, но ответ не получали, а когда приходили и узнавали причину, сотрудники разводя руками отвечали — ничего не получали от Вас, писать надо было, подавайте заявку снова. Лучше всего подать заявление в УК или ТСЖ в письменной форме (в 2х экземплярах). Один из экземпляров остается у адресата, на другом ставится отметка о принятии к рассмотрению (дата, присвоенный номер, печать организации или подпись принявшего). Так же можно отправить заказным письмом с уведомлением через Почту России. Когда письмо будет доставлено Вам придет уведомление, которое Вы сможете забрать в том почтовом отделении, в котором отправляли это письмо. В течение 10 суток с момента получения заявления управляющая компания обязана дать мотивированный ответ (п. 21 Постановления Правительства РФ № 731). Максимальный срок ответа составляет 30 суток, как это предусмотрено ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 № 59-ФЗ. Кроме того, ответ, что направляют в Ваш адрес обязательно должен быть подписан руководителем организации, либо уполномоченным на это лицом.

Встречалась такая ситуация. Приходит человек, подает претензию с экспертизой, экспертиза не указана в претензии. Все регистрируется. Дается далее ответ примерно со следующим текстом - «представьте экспертизу, ибо в претензии ссылаетесь, но ничего не прилагаете». Человек ответ получает, приходит, ругается с сотрудником компании, тот говорит, что ничего не было. Человек приносит повторно, но опять ничего не регистрируется. Дело уже передают другому исполнителю. Концов не найдешь, но ответ со стороны УК или ТСЖ в рамках закона дан. Человек там ходит пока не надоесть ему, потом махнет рукой и забудет. Кто более настойчив пойдет в суд.

Поэтому все прилагаемые документы к заявлению необходимо подавать в копиях и с обязательным указанием этого в тексте заявления. Обычно это делается так — ставится сноска - «приложения» и далее их перечисляют с указанием наименования документа и количеством страниц.